Googleカレンダー 社員の業務情報共有を生かすビジネススタイル整備に

★レッツ!ネット「ワーク」

2014.03.07


まずは紙ベースで情報を共有【拡大】

 役員の世代交代とともに、ネットを自在に使いこなす若い役員が采配を振るう企業が続々誕生している。

 「先輩たちはホワイトボードと手帳でやってきたが、僕らの時代はGoogleカレンダーとスマホで仕事する。完全に僕らの時代になったら、ネットを楽に使えるようにiPadなどのタブレットを全社員に配布し、スケジュールをはじめとするすべての情報を共有するビジネススタイルを整備しますよ」とネット世代の役員たちは言う。

 「仕事のやり方で10年も我々の先を行くベンチャーやIT企業が、ネットを使った情報戦で有利にビジネスを進めている。それに対抗するためにも、この機に最新のデジタル機器と安価なネット上のサービスを組み合わせ、実用的なネットビジネス環境を整える」といった血気盛んな声も聞こえてくる。

 だが、デジタルデバイド(格差)は簡単にはなくならない。まだまだ“アンチネット派”は社内にいるわけで、彼らが日常業務の情報交換をネット経由で行えるようにならない限り、情報共有を生かすビジネススタイルは成り立たない。これが、日本企業のソリューション化が定着しない要因でもある。

 もし強引にペーパーレス&デジタルネットワーク化を強制しても、ネットを使わない社員が入手した情報は他の社員には行き渡らず、会社全体の情報統制が混乱に陥る恐れもある。

 そんななか、ある大手企業の総務課員が、問題を解決する簡単なヒントをくれた。たとえばGoogleカレンダーの共有に慣れるためには、ホワイトボードのスケジュール表示をGoogleカレンダーと同じレイアウトにするといい、と言うのだ。

 「パソコンやネットワークに慣れるのが問題ではなく、長年慣れ親しんだ自分流の様式(レイアウト)を変えることがなかなかできないのだと思います。ならば上司への日常報告も、Googleカレンダーの詳細記入ページをプリントアウトして所定用紙にすればいいんです。これを半年もやれば、全員が慣れて違和感はなくなるはずです」と彼は言う。まずは紙ベースで情報を共有するというわけだ。

 「これに慣れてきたら、Googleカレンダーを使える人はパソコンやスマホで読み書きしてもらう。ダメな人はそのまま紙を使ってもいいよ、としておきます。すると、ネット利用者は各自のスケジュールや会議・打ち合わせなどの予定を書き込み出します。一方、紙ベースの人はいちいちGoogleカレンダーをプリントアウトしなければならない。これが面倒くさくなって、みなさん意外とすんなりGoogleカレンダーへ移行が完了するんですよ」

 Googleカレンダーへの移行が済むと、「あえて指導しなくても、思いついた時に読み書きできるiPadやスマホを社員たちが使うようになる」というのが彼の意見だ。

 Googleカレンダーに各自がスケジュールと日常情報を書き込み、それらの情報が共有化されるようになると、社員の動きが一望できる。

 「自分のスケジュールを毎日Googleカレンダーに書き込むついでに、その日の日報も書き込むようになる。上司からすれば部下の予定と実際の成果がいっぺんに分かるし、上司からのアドバイスを色違いでGoogleカレンダーに書き込んでいけば、アイデアも共有できる。Googleカレンダーは情報の宝庫になり、その情報がビジネスに生かされ始める。この仕組みを使って起業することも可能ではないでしょうか」

 ネットを使いこなす次世代の管理職の表情は期待感に満ちていた。 (久保田達也)

 

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