メールはいまやビジネスの必須の手段だ。だが、取引先とやり取りを続けているうち、疑問に思うこともある。差出人名がニックネーム、返信ボタンを押しただけで件名が本文を反映してない、本文末尾に適切な署名がなくて電話が必要なときアドレス帳を探す手間をかけさせやがって…。気配り・役立ちメール術を達人に聞いた。

【件名にアクセント】

　「再び恐縮ですが」「３度目のお願いです」などと、前のメールとは違うアクセントをつける−こうアドバイスするのはノンフィクション作家で、「会社や職場で必要とされる言葉づかいとマナーが３時間でマスターできる本」（明日香出版社）などの著書、橋本健午さんだ。

　「アクセントをつけたタイトルは内容が一目で分かります。相手を惑わせず、自分もまぎらわしくなく、仕事時間も短縮でき、一石二鳥です」

　返信は２４時間以内が望ましいが、きちんと返事ができないときでも受け取り確認だけはすぐに送るのが礼儀だ。

　「相手を安心させる一方、商談などでは相手をつなぎとめるのに有効でしょう」

【末尾に連絡先を】

　「緊急に返事が欲しいなら、“〇月〇日〇時まで”ときちんと日時を提示することです」と橋本さん。

　また、そうでなくても本文末尾には常に、送信者の電話・ＦＡＸ・住所・メールアドレスなど＝署名を添付する癖をつけること。緊急の際などに、わざわざ電話やＦＡＸをしてくれるかどうかは、相手次第なのだ。

　橋本さんは、「署名のあるなしで、さほど親しくない人からの仕事依頼でも、その人となりが明確になります。私は返事を出すか無視するかの判断材料にしています」という。「私はこういう者です」と“個人情報”を示すことは、責任の所在をはっきりさせるだけでなく、相手の信頼を得る手段であり返信をもらいやすい条件を整えることにもなるのだ。

【仕組み化】

　アマゾンなどで売れている『「仕組み」整理術』（ダイヤモンド社）＝写真＝の著者、泉正人さんには、“仕組み化”について聞いた。

　「仕組み化とは、人間に頼らず、機械的に誰がいつ何度やっても同じ成果が出せるシステムのことです。ようは少ない労力で結果を出すこと。それで、とくに頭の中を整理して、発想する時間を稼ぐのです」

　泉さんは著書で、メールについて、（１）開いたメールは一度しか読まない（２）判断は５秒以内（３）短く簡潔に書く−というルールを自ら課している。

　返信の必要があるものはその場で。どうしても返信できない場合は、一度読んだものを「未対応」の分類をして、あとでまとめて返信する。

　また読んだメールも、メールソフトの「分類項目」の色分けなどを使い、未対応は赤、１日以内に使うメールは青、返信待ちは黄、保存データは緑などという具合に整理するという。

　「メールのメリットは“会話”が蓄積されて記憶しなくていいこと。そして時間が制限されないこと。相手によってはあいさつ文なども必要ない。本題をいかにシンプルに伝えられるかがビジネスマンとしての能力にかかわるのです」

　メールを制する者がビジネスチャンスを切り開く時代である。