見積書・請求書の上手な作り方

2016.06.14

 定年起業した人は、最初は営業から代金回収まですべて自分で行うことになります。そのために見積書・請求書を発行しなければなりません。会社組織にいたときには経理部門がやってくれていたという人も、その仕組みを作りましょう。自分で見積書や請求書を作成するポイントをお話しします。

 まずはExcelやWordで自分の見積書・請求書のフォーマットを作成します。これは、フォーマットの見本がネットで探せます。無料版のものもたくさんあります。

 そして1つ目のポイントは、見積書・請求書共通の「管理番号(通し番号)」を入れていくことです。この番号で顧客からの問い合わせも対応します。

 2つ目は「PDF」です。昔と違い「見積書をメールで送ってください」ということが普通になりました。そうすると、ExcelやWordで作成した伝票を送るのですが、そのまま送ると内容が改竄(かいざん)されてしまいます。なのでPDFファイルにして送付します。

 3つ目は「捺印」です。見積・請求書には捺印が必要です。紙で郵送する場合は問題ないのですが、データで送る場合は、自分の使う印鑑の印影をスキャンして画像データに変え、WordやExcelで作成した伝票に貼りつけましょう。

 あと、見積書には「見積有効期限」を入れます。法的な決まりはないのですが、「何年何月まで有効」と書いておき、発注を促します。また、請求書には「振込口座」つまり銀行口座・支店名・口座名義・口座番号の記載が必須です。

 今回は自作のお話でしたが、ネット上で管理できる見積書・請求書作成・発送代行のクラウドサービスも出てきています。これはパソコンで記入すれば郵送まで代行してくれ、経理事務にも活用しやすいもので、小さく起業したときは便利だと思います。 (取材・構成:藤木俊明)

 ■片桐実央 起業コンサルタント、行政書士、FP、銀座セカンドライフ代表取締役。著書に『「シニア起業」で成功する人・しない人〜定年後は、社会と繋がり、経験を活かす〜』(講談社)。

 

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