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忘年会の案内状の書き方 (1/3ページ)

 1年を締めくくる最後のイベントと言えば忘年会ではないだろうか。参加人数が多くなればなるほど、主催者は準備に追われる。そんな準備作業の一つに、案内状の送付がある。社内だけではなく、社外にも出す場合、その体裁に迷うという人もいるのでは。そこで今回はマナー講師の水谷紀子さんに忘年会の案内状の書き方について教えてもらった。

 ■社外への案内状は分かりやすさと正確さが重要

 社外に案内状を出す場合、気をつけるべき点を聞いた。

 「友人などの個人宛ての手紙とは違い、案内状では『情報をわかりやすく、正確に伝える』ことが重要です。題は『忘年会のご案内』などとひと目でわかるようにし、文章は変にたくさん漢字を使うよりもひらがなも使い、伝わりやすさを意識して柔らかさを出しましょう」(水谷さん)

 難しい言葉を事務的に使うのではなく、相手に伝わることを一番に考えることが大切なようだ。また、挨拶文は基本を押さえておけば、簡単な言葉を繋げるだけで十分だと水谷さんは指摘する。

 「本題に入る前に4段階のポイントがあります。1に 頭語(拝啓-敬具など)、2に時候の挨拶(晩秋の候、など)、3に安否を気づかう挨拶(貴社におかれましては~お慶び申し上げます、など)、4に日頃の感謝を伝える挨拶(平素より~御礼申し上げます など)の順番で書きましょう」(水谷さん)

 例文も紹介いただいたので、参考にしてほしい。

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